Soms volgen werknemers een opleiding op kosten van de werkgever. Over het algemeen zal deze investering ‘te gelde kunnen worden gemaakt’ door de werkgever. Indien de werknemer vroegtijdig vertrekt zal hij/zij echter vaak aan een zogeheten studiekostenbeding worden gehouden. In sommige gevallen roepen dergelijke terugbetalingen van studiekosten vragen op. In de wet zijn namelijk geen regels over een studiekostenbeding opgenomen. Het studiekostenbeding is niet altijd geldig, de Hoge Raad heeft aan de bedingen namelijk verschillende eisen gesteld.
Volgens de Hoge Raad is een afspraak tot terugbetaling van studiekosten mogelijk, in geval aan verschillende voorwaarden wordt voldaan. Deze regeling dient altijd schriftelijk te worden aangegaan en moet vermelden dat de werknemer de studiekosten moet terugbetalen, indien de arbeidsovereenkomst tijdens de studie of direct erna eindigt. Daarnaast moet de periode worden vermeld waarin de werkgever wordt geacht baat te hebben van de door de werknemer opgedane kennis. De norm is drie jaar maar daar kan van worden afgeweken. Verder moet de verplichting tot terugbetaling verminderen naarmate de arbeidsovereenkomst langer voortduurt, de zogeheten glijdende schaal. Indien dus de helft van de tijd is verstreken hoeft ook de helft van de kosten nog maar terug worden betaald. Het volgende vereiste is dat de verplichting helder en duidelijk is voor de werknemer. Dat wil zeggen dat er in duidelijke bewoordingen staat welke kosten onder welke omstandigheden terug kunnen worden gevorderd. De Hoge Raad zegt niet expliciet dat dit schriftelijk moet, maar om toekomstige bewijsproblemen te voorkomen is het ten zeerste aan te raden om ook deze afspraken schriftelijk vast te leggen. Naast deze drie vereisten mag een studiekostenbeding niet conflicteren met andere bepalingen, zoals de Wet minimumloon. Het salaris van de werknemer door de regeling mag namelijk nooit lager uitkomen dan het wettelijk minimumloon.
Vaak rijst de vraag hoe het nu zit in het geval van ontslag terwijl er nog openstaande studiekosten zijn. Moeten deze worden kwijtgescholden? Het is volgens de Hoge Raad van belang wie het initiatief neemt tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Indien de werkgever initiatief neemt, en dus de werknemer ontslaat, heeft het studiekostenbeding weinig kans van slagen. Wanneer een werknemer ontslag neemt door een onzekere situatie op werk, denk aan een reorganisatie, dan is het beding vaak ongeldig. Of een terugbetalingsregeling overeind blijft bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst tijdens de proeftijd is afhankelijk van het specifieke geval en dan dus erg casuïstisch.
Een ander veelvoorkomende vraag is wat studiekosten precies zijn? In beginsel zijn studiekosten de kosten van het lesmateriaal en de cursus. Verder volgt uit jurisprudentie dat het ook mogelijk is een gedeelte van het loon dat door de werknemer tijdens de studietijd is ontvangen wordt teruggevorderd.
De werknemer mag dus onder bepaalde voorwaarden aan een studiekostenbeding worden gehouden. Aan te raden is om dit beding duidelijk en schriftelijk vast te leggen om conflicten die rijzen uit zulke afspraken te voorkomen.